Mae data personol yn golygu unrhyw wybodaeth sy’n gallu adnabod unigolyn neu sy’n ymwneud ag unigolion. Mae cyfraith diogelu data yn datgan bod yn rhaid i’r data personol sydd gennym amdanoch fod yn unol â’r canlynol:
- Cael ei ddefnyddio’n gyfreithlon, yn deg ac mewn ffordd dryloyw.
- Cael ei gasglu at ddibenion dilys yn unig yr ydym wedi’u hesbonio wrthych yn glir, a pheidio â chael ei ddefnyddio mewn unrhyw ffordd nad yw’n gyson â’r dibenion hynny.
- Yn berthnasol i’r dibenion rydym wedi dweud wrthych amdanynt ac wedi’i gyfyngu i’r dibenion hynny’n unig.
- Yn gywir ac wedi’i ddiweddaru.
- Yn cael ei gadw cyhyd ag sydd angen at y dibenion rydym wedi dweud wrthych amdanynt.
- Yn cael ei gadw’n ddiogel.
O dan y Gyfraith Diogelu Data, rhaid i ni ddeall a gallu dangos pam rydym wedi casglu, defnyddio a chadw eich data personol. Rhaid i ni sicrhau ei fod yn perthyn i un o’r categorïau canlynol:
- Mae gennym rwymedigaeth gyfreithiol i’w gasglu
- Mae’n angenrheidiol er mwyn cyflawni ein contract gyda’r cyflogai
- Mae gennym gysyniad penodol y cyflogai
- Mae er budd y cyhoedd
- Mae’n angenrheidiol er mwyn diogelu buddiannau hanfodol unigolyn
Mae’r Bwrdd Iechyd yn casglu ac yn prosesu amrywiaeth o Ddata Personol amdanoch chi gan gynnwys (lle bo’n briodol):
- Eich enw, cyfeiriad a manylion cyswllt
- Eich cymwysterau, sgiliau, profiad a hanes cyflogaeth blaenorol
- Data Personol am eich cyflog a thelerau ac amodau/telerau ymgysylltu
- Gwybodaeth recriwtio
- Perthynas agosaf, dibynyddion a chysylltiadau brys
- Lleoliad cyflogaeth neu weithle
- Eich perfformiad a'ch arfarniadau
- Eich dyddiad geni
- Gwybodaeth am eich defnydd o'n systemau gwybodaeth a chyfathrebu
- Manylion y sefydliad 3ydd
- Manylion eich cyfrif banc ac yswiriant gwladol
- Copi o'ch trwydded yrru
- Gwybodaeth am eich cenedligrwydd a hawl i weithio yn y DU
- Ffilmiau teledu cylch cyfyng a gwybodaeth electronig arall e.e. a gafwyd o gardiau sweip
- Unrhyw weithdrefnau disgyblu neu gwyno sy’n ymwneud â chi
- Manylion eich amserlen presenoldeb yn y gwaith a chyfnodau absenoldeb a gymerwyd gennych (yn cynnwys gwyliau, salwch ac ati)
Gallem hefyd gasglu, storio a defnyddio’r “categorïau arbennig” canlynol o wybodaeth bersonol fwy sensitif:
-
- Gwybodaeth am eich hil neu ethnigrwydd, credoau crefyddol, cyfeiriadedd rhywiol a safbwyntiau gwleidyddol.
- Aelodaeth o undeb llafur.
- Gwybodaeth am eich iechyd, yn cynnwys unrhyw gyflwr meddygol, iechyd a chofnodion salwch.
- Gwybodaeth am erlyniadau troseddol a throseddau.
Rydym yn casglu’r data personol hwn mewn amrywiaeth o ffyrdd. Caiff llawer ohono ei ddarparu gennych chi, ond weithiau byddwn yn casglu Data Personol amdanoch gan drydydd partïon megis canolwyr, asiantaethau cyflogi neu ddarparwyr gwiriadau cefndir, y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd (DBS) a chyrff proffesiynol (e.e. NMC, GMC, HCPC). Gallem hefyd gael gwybodaeth amdanoch yn ystod eich gweithgareddau’n ymwneud â gwaith/gwirfoddoli tra byddwch yn gweithio i ni.
Mae Data Personol yn cael ei storio yn unol â gofynion y Gyfraith Diogelu Data ac mewn amrywiaeth o leoedd gwahanol , gan gynnwys eich ffeil personél ,systemau rheoli’r gweithlu a systemau TGeraill (noder: ni ddylid cadwgwybodaeth yn y system e-bost fel mater o drefn). Gall data personol gael ei gadw ar ffurf electronig a/neu bapur.